1、<p>　　淺談檔案工作的規(guī)范化管理</p><p>　　檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識

2、，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。國內(nèi)學者一致認為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。 </p><p>

3、　　文件生命周期理論告訴我們，文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。 </p><p>　　依據(jù)文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀

4、，有的具有永久保存價值將來還需要進館保存。因此，需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內(nèi)外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。 </p><p>　　文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)，在理論上是成立的。在實踐中是否切實可行是否確有必要呢？回答是肯定的。 </p><p>　　文檔分離帶來大量的弊端，造成大量

5、失控的、具有重要價值的賬外文件。檔案部門由此館藏質量降低，進而導致不能很好地發(fā)揮參考服務作用，導致檔案部門信息服務功能降低，也導致了檔案部門地位的降低。 </p><p>　　一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提 </p><p>　　公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化

6、、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先，公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文

7、，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。 </p><p>　　二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié) </p><p>　　相近公文的重復與立卷組合的無序是

8、阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院

9、辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中

10、的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提</p><p>　　三、提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證 </p><p>　　實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必

11、須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。檔案人員熟悉室藏檔案內(nèi)容，能做到調卷及時準確、工作熱情主動，較好地滿足了工作需要，對加強機關的規(guī)范化建設發(fā)揮了積極作用。 </p><p>　　由于檔案工作牽涉面廣，頭緒多，檔案利用效果還需要進一步提高，信息反饋工作還需加強，檔案的信息化管理上還需不斷努力。 </p>